Количество сходится, сумма нет: причины расхождения в стоимости

Пересчёт закончен, и по количеству всё сходится: число штук на полке такое же, как в 1С. Но когда бухгалтер сверяет сумму запасов склада с бухгалтерским отчётом, разница составляет миллионы сумов. Товар на месте, количество верное, а стоимость не сходится. Это часто удивляет, потому что пересчёт проверяет только число, а сумма формируется в другом месте: в ценах и правилах учёта. Ниже — самые частые причины расхождения в стоимости и порядок их поиска.

Откуда берётся сумма

Сумма запаса считается примерно как «количество × стоимость единицы». Стоимость единицы складывается из цен в приходных документах, выбранного в системе метода оценки (средняя цена или по партиям) и расходов, которые добавляются к себестоимости. Значит, разница в сумме появляется не из количества, а из цен и правил их расчёта. Поэтому даже после исправления остатка по итогам пересчёта сумма не выравнивается сама.

Условный пример: 200 штук товара оприходованы по 5 000 сум, сумма 1 000 000 сум. Если затем в приходном документе цену ошибочно исправили на 500 сум, штук по-прежнему 200, а сумма падает до 100 000 сум. Количество не изменилось, изменилась стоимость, и пересчёт этого не видит.

Пять основных причин

• Приход с нулевой ценой. В документе цена не указана, а товар оприходован. Количество есть, суммы нет. При продаже себестоимость такого товара равна нулю, и прибыль выглядит искусственно завышенной.
• Ошибка курса валюты. Для товара, оприходованного в валюте, использован неверный курс или дата. Количество совпадает, а сумма в сумах получается другой.
• Ошибка единицы в цене. Цена указана за коробку, а количество введено в штуках (или наоборот). Сумма отличается в десятки раз.
• Дополнительные расходы. Доставка, таможня или погрузка не распределены на товар или распределены дважды.
• Документ задним числом. После внесения документа в закрытый период или с прошлой датой система пересчитывает себестоимость, и сумма смещается.

Условный пример: 120 штук товара оприходованы без цены. В отчёте количество 120, сумма 0. Если средняя цена штуки 4 500 сум, сумма запаса занижена на 540 000 сум. А когда товар продаётся, эти 120 штук уходят без себестоимости.

Как найти

Выполните в Excel такие шаги:

1. Выгрузите отчёт по остаткам в разрезе товаров с количеством и суммой.
2. Добавьте новый столбец: стоимость единицы, то есть сумма, делённая на количество.
3. Отфильтруйте список: строки, где стоимость единицы равна нулю, очень низкая или очень высокая.
4. Сравните с ценой этого товара в прошлом месяце или с ценой в похожей товарной группе: резкая разница подозрительна.
5. Выведите разницу двух отчётов (складского и бухгалтерского) по товарам: столбец разницы и сортировка по величине.

Нередко большая часть разницы в сумме приходится на несколько десятков товаров. Поэтому сначала посмотрите десятку с самой большой разницей и найдите по документам, почему она возникла.

Порядок исправления

Исправление стоимости отличается от исправления количества. Разница в количестве закрывается по итогам пересчёта документом на излишек или недостачу, а разница в стоимости — корректировкой цены: в приходный документ вносится цена, исправляется курс, распределяется расход. Ведите это как два отдельных шага и записывайте в журнал по отдельности, иначе будет неизвестно, какой документ что исправил. Список исправлений тоже оформите таблицей: код товара, текущая стоимость, верная стоимость и документ-основание. Бухгалтер по такой таблице подтвердит каждое исправление с одного взгляда.

Прежде чем менять документ закрытого периода, согласуйте это с бухгалтером: пересчёт себестоимости может повлиять на прибыль и отчёты прошлых месяцев. В большинстве случаев исправление вносится отдельным документом в текущем месяце, а переоткрытие прошлого периода остаётся для отдельных ситуаций.

Вывод

Когда количество сошлось, а сумма нет, причина обычно кроется в цене, курсе, единице или распределении расходов. Стоимость единицы в разрезе товаров и разница двух отчётов быстро показывают причину. SkladSoft проверяет отчёт по остаткам на копии, выделяет строки с нулевой и необычной ценой, передаёт разницу в стоимости отдельно от разницы в количестве и готовит проект исправлений для согласования с бухгалтером.