Перемещения между складами: как «товар в пути» искажает остатки

Из центрального склада в Ташкенте в филиал в Самарканде отправили 120 коробок чая. На центральном складе расходный документ проведён, машина выехала. А в филиале прихода ещё нет: машина не пришла или пришла, но документ не принят. В итоге товара в программе нигде не видно: из одного места он ушёл, в другое не вошёл. При пересчёте такой товар превращается в «недостачу» или «излишек». Такой товар называют товаром в пути. Ниже о том, как перемещения между складами искажают остатки и как за ними следить.

Перемещение может быть двухэтапным

В некоторых конфигурациях перемещение оформляется одним документом, в других в два этапа: сначала отправка, потом приёмка. При двухэтапной схеме после отправки товар числится «в пути»: из остатка склада-отправителя он ушёл, а у получателя его ещё нет. Какой вариант работает у вас, уточните у специалиста по 1С и запишите точные названия документов: все проверки ниже опираются именно на них.

Как это выглядит при пересчёте

Расхождения, связанные с перемещениями, бывают пяти видов:

• товар в пути и ещё не доехал: у отправителя расход проведён, у получателя при пересчёте его нет; это нормальная ситуация;
• товар доехал, но документ не принят: на полке есть, в программе нет, то есть у получателя «излишек»;
• товар привезли в меньшем количестве или он пропал в дороге: настоящая недостача;
• документ принят дважды: в программе больше, чем на полке;
• единицы измерения перепутаны: у отправителя коробки, у получателя штуки.

Опаснее всего, когда получатель вместо приёмки перемещения оформляет товар отдельным документом «новый приход». Тогда товар учтён в программе дважды: в строке «в пути» у отправителя и в новом приходе у получателя. У получателя пересчёт расхождения не покажет, зато в списке товара в пути неделями висит незакрытая строка, а общий итог завышен на 120 коробок.

Условный пример: из Ташкента отправили 120 коробок, расход проведён. В день пересчёта в Самарканде товар уже на полке, а приходного документа нет. Пересчёт покажет в филиале излишек 120 коробок, а в Ташкенте расхождения нет. После проведения приёмки излишек исчезнет.

Составляем список товара в пути

Отфильтруйте в журнале документов перемещения «отправлено, но не принято» и выгрузите их в Excel: дата, откуда, куда, товар, количество. Добавьте столбец: сколько дней в пути (сегодняшняя дата минус дата отправки). Условная шкала: 0–3 дня обычно, 4–7 дней требует внимания, более 7 дней выясняется сразу. Границы вы задаёте сами, исходя из расстояния: от Ташкента до Самарканда и до Нукуса дорога разная.

Условный список: из 14 открытых перемещений 9 в пути до трёх дней, 3 от четырёх до семи дней, а 2 находятся в пути уже 10 дней. Сначала звонят именно по этим двум: чаще всего у них документ не проведён, а товар давно на полке.

Список обновляется каждую неделю. По просроченным строкам звонят на склад-получатель: пришёл ли товар и почему не проведён документ.

Порядок контроля

1. Кладовщик-получатель проводит приёмку в день прихода товара; если количество отличается от документа, фиксирует разницу.
2. На складе-отправителе хранится копия накладной каждого перемещения и подпись водителя.
3. Раз в неделю заведующие обоих складов вместе просматривают список товара в пути: десятиминутный разговор предотвращает много неожиданных расхождений.
4. Между документами проверяется соответствие единиц измерения.
5. Если выявлена недостача, письменно определяется, кто за неё отвечает.

Товар в пути в день среза

Проще всего остановить перемещения в день пересчёта: не начинайте счёт, пока не придёт товар в пути, или сдвиньте дату среза на день прихода машин. Если это невозможно, внесите товар в пути в отдельный список и покажите его в таблице пересчёта отдельной строкой. Он не прибавляется к фактическому остатку ни одного склада, но учитывается в общем итоге. Товар, пришедший после пересчёта, принимается по этому списку. Тогда состояние на дату среза не меняется, и при дальнейшем разборе товар в пути не попадёт в чью-либо недостачу.

Вывод

Перемещения между складами могут спрятать остаток в состоянии «в пути» сразу от двух складов. Выяснение схемы, список товара в пути, еженедельный контроль и правило для дня среза помогают увидеть такие расхождения заранее. SkladSoft по копии журнала документов составляет список перемещений в пути и отделяет их от расхождений пересчёта; проведение или отмена документов в системе выполняются только с вашего письменного согласия.