Непроведённые документы: почему плывут остатки и как их найти

Пересчёт закончился, цифры с полок собраны, вы сверили их с 1С и получили десятки позиций с необъяснимой разницей. Товар никуда не пропал: он лежит на складе. Причина в журнале документов: приход или возврат оформлен, но не проведён. Такой документ в программе есть, а на остаток не влияет. Ниже разберём, как непроведённые документы двигают остатки, как их найти и как привести в порядок до пересчёта.

Сохранённый и проведённый документ

В 1С и подобных системах сохранить документ и провести его — не одно и то же. Сохранённый документ лежит в базе, но остаток склада меняется только после проведения. Пока документ остаётся черновиком, программа его не учитывает.

Условный пример: кладовщик принял 48 коробок чая. Бухгалтер создал приходную накладную и сохранил её, но провести забыл. На полке 48 коробок, в программе ноль, а при пересчёте получается «излишек 48 коробок». Если не проведён расход, картина обратная: в программе товар есть, на полке нет, то есть «недостача». В обоих случаях с самим товаром ничего не случилось.

С возвратами всё ещё запутаннее. Покупатель вернул товар, кладовщик поставил его на полку, а документ остался черновиком. В учёте товара нет, на полке он есть. Если кто-то увидит это и оформит товар заново как «новый приход», один и тот же товар придёт дважды, и разница вырастет вдвое.

Откуда берутся черновики

• При проведении программа показала ошибку (не заполнена цена, контрагент или склад), а сотрудник закрыл окно.
• Документ ждал согласования: ответа руководителя или другого отдела не было.
• Его оставили на потом («проведу позже») и забыли.
• Документы, загруженные из другого источника, например из файла Excel, остались непроведёнными.
• Кто-то создал документ для проверки и не удалил, либо одну операцию ввели дважды.

Подсказывает и сама разница: если излишек или недостача в точности равна числу в документе (48 коробок, 120 штук), первым делом ищите непроведённый документ.

Как их найти

1. Откройте журнал документов и поставьте отбор по состоянию: оставьте только непроведённые.
2. Выберите виды, которые влияют на склад: приход, расход, перемещение, возврат, списание, оприходование и недостачи.
3. Выгрузите список в Excel: дата, вид, склад, контрагент, сумма, автор.
4. Отсортируйте по дате и автору: самые старые черновики обычно самые подозрительные.

Вид журнала и название отбора зависят от конфигурации. Если не получается найти, спросите специалиста по 1С: это дело нескольких минут.

Решение по каждому черновику

Для каждой строки списка выбирается один из трёх путей:

• настоящая операция: подтвердите у автора и по складским записям, затем проведите. Если дата документа старая, проведение пересчитает остатки в прошлом, поэтому такие документы согласуйте с главным бухгалтером или ответственным за 1С и проводите с правильной датой;
• дубль или проверка: пометьте на удаление и запишите причину в список; сам процесс удаления помеченных документов — отдельная и аккуратная процедура;
• неизвестный: спросите автора. Нет ответа — оставьте строку в «открытом» списке и не включайте в итог пересчёта.

Условный пример: в журнале нашли 31 черновик. После проверки 18 оказались настоящими приходами и расходами, 7 — дублями, 4 — проверочными, 2 — неизвестными. Если провести эти 18 документов до пересчёта, список расхождений станет короче, а остальное придётся разбирать по существу.

Правило перед пересчётом

Все документы до даты начала пересчёта должны быть либо проведены, либо отменены. Введите простое правило: «на день среза непроведённых документов нет». Документы после среза работают в обычном порядке, но отметьте их отдельно, иначе они по ошибке попадут в итог пересчёта. Результат проверки тоже записывайте: дата, сколько черновиков найдено, сколько разобрано и кто отвечает.

Полезно повторять эту проверку раз в неделю по десять минут: черновики не накапливаются, и при закрытии месяца не вылезает неожиданная разница.

Вывод

Многие «недостачи» и «излишки» оказываются непроведёнными документами. Достаточно вытащить черновики из журнала, разделить их на три группы и привести в порядок до пересчёта, и список расхождений сократится. SkladSoft находит непроведённые документы в копии выгрузки 1С и передаёт таблицу с причиной по каждому; проведение или отмена документов выполняются только с вашего письменного согласия.