Выбор даты перехода: начало месяца, года или день пересчёта

Дата перехода на новую систему кажется простым техническим решением: выбрали удобный день и перешли. На самом деле она напрямую влияет на точность остатков, границу отчётного периода и нагрузку на сотрудников. Неудачно выбранный день приводит к тому, что один и тот же товар учтён в двух системах дважды или не учтён вовсе. Ниже о трёх основных вариантах, пользе совмещения с пересчётом и о том, что останавливают в день перехода.

Три варианта

• Начало месяца. Прошлый месяц закрыт, граница отчётного периода ясна, новая система начинает учёт с чистого листа. Слабое место: начало и конец месяца самые занятые дни для бухгалтеров, и переход становится для них дополнительной нагрузкой.
• Начало года. Совпадает с годовым отчётом и годовой инвентаризацией, новый учётный год начинается в новой системе. Слабое место: праздники, совпадение с годовым закрытием и мало времени на исправление ошибок.
• День пересчёта. Начальный остаток берётся из результата пересчёта, поэтому он самый точный. Слабое место: в день пересчёта работа склада останавливается или движения нужно записывать отдельно.

Возможен и смешанный путь: провести пересчёт в последний рабочий день месяца вечером, а работу в новой системе начать с начала месяца. Границу отчётного периода заранее согласуйте с бухгалтером.

Что даёт совмещение с пересчётом

Если совместить переход и пересчёт в один день, начальный остаток получит не ошибки старой программы, а реальное количество. Работа не делается дважды: один срез, один список, одно подтверждение. Если склад не может останавливаться на весь день, проводите пересчёт вечером или в выходной и точно записывайте время среза: например, движения после 19:00 попадают на отдельный лист. Тогда режим работы почти не нарушается, а остаток всё равно привязан к одному моменту времени.

Если пересчёт прошёл за несколько дней до перехода, каждый приход и расход в промежутке нужно записывать отдельно. Иначе итог пересчёта не будет соответствовать дню перехода. Условный расчёт: пересчёт был в среду, переход в понедельник. Между ними четверг и пятница, то есть два рабочих дня и их документы, поэтому в понедельник начальный остаток = результат пересчёта + документы этих дней.

Что замораживают в день перехода

В день перехода следующее нужно остановить или записывать отдельно:

• ввод новых приходов и расходов в старой системе или их запись в бумажный журнал;
• изменения номенклатуры: создание, объединение и переименование карточек;
• изменения цен и акции;
• перемещения между складами, чтобы не осталось товара в пути;
• остатки расчётов с контрагентами: этот вопрос отдельно согласуйте с бухгалтером.

Заморозка может длиться день для небольшого склада и несколько дней для большого. Оцените срок заранее и предупредите всех.

На что смотреть при выборе дня

• Сезон и пик продаж. Не переходите перед праздниками и в дни сезонных скидок. Лучше всего период, когда на складе товара мало и считать проще.
• День недели. Удобнее выходной или день с малой нагрузкой.
• Занятость специалистов. Бухгалтер и специалист по 1С не должны быть заняты закрытием месяца или сдачей отчётов.
• График поставок. Договоритесь с поставщиками, чтобы в день перехода машины не приходили.
• Запас времени. После перехода нужно оставить хотя бы два-три рабочих дня на исправление ошибок.

Условный календарь

Ниже примерная схема вокруг дня перехода (T). Сроки подстройте под свой объём.

1. За 14 дней до T: закончена чистка номенклатуры.
2. За 7 дней до T: закрыты непроведённые документы и товар в пути.
3. За 3 дня до T: проведена пробная загрузка.
4. За 1 день до T: сделана последняя резервная копия старой системы.
5. В день T: пересчёт и заморозка, затем загрузка начального остатка.
6. 1–3 дня после T: проверка начального остатка.
7. 3–7 дней после T: исправление найденных ошибок.

Вывод

Дата перехода влияет на точность остатков. У начала месяца, начала года и дня пересчёта есть свои плюсы и риски; совмещение с пересчётом лучше всего их уравновешивает. SkladSoft совмещает пересчёт и день перехода, составляет перечень заморозки и календарь, готовит таблицу начального остатка к загрузке; загрузка в систему выполняется только с вашего письменного согласия.