Старая и новая система параллельно: как пройти пробный период
Переход на новую систему за один день рискован. Как организовать параллельный период, что сверять каждый день и когда можно отключать старую базу.
В день перехода на новую систему выключить старую базу и сразу работать в новой многим кажется удобным. На деле именно в этот день вылезают ошибки настройки новой системы, неверно загруженные остатки и старые привычки сотрудников, а пути назад уже нет. Самый простой способ снизить риск — какое-то время вести обе системы параллельно. Ниже — зачем нужен такой период, что сверять каждый день и когда можно закрывать старую систему.
Что такое параллельный период и сколько он длится
В параллельный период каждый складской документ (приход, расход, перемещение) вносится в обе системы, а в конце дня результаты сравниваются. Одна система остаётся «основной»: отчёты и документы пока берутся из неё. Вторая выполняет роль контроля. Если цифры в новой системе несколько недель подряд совпадают с прежними, роли можно поменять.
Распределите работу так: кладовщик работает как обычно в основной системе, а документы во вторую вносит отдельный ответственный, например помощник бухгалтера. Иначе кладовщики будут откладывать вторую систему «на потом», и сверка потеряет смысл.
Срок задавайте не днями, а событиями. Как минимум должно пройти одно полное закрытие месяца: при закрытии вместе проверяются остатки, себестоимость и отчёты, и скрытые ошибки проявляются именно тогда. Условный пример: переход состоялся в начале месяца, параллельный период идёт до закрытия первого месяца, а бухгалтер сравнивает итоги месяца в обеих системах. Если объём работ велик, разбейте период по складам или зонам: сначала параллельно ведётся один склад, затем следующий.
Это дополнительный труд: сотрудники делают одну работу дважды. Поэтому период должен быть коротким и целенаправленным, а не в духе «поживём на двух системах год».
Что сверять каждый день
Сверка должна быть короткой, иначе её перестанут выполнять как ежедневную обязанность. На один день хватает пяти проверок:
- Число документов за день: приходы, расходы и перемещения в обеих системах совпадают.
- Общее количество и сумма остатка: совпадают ли в обеих системах.
- Десять случайных позиций: совпадают ли количество и цена.
- Минусовые остатки: появились ли в новой системе и есть ли в старой.
- Статус расхождений, найденных вчера: исправлены или остались открытыми.
Результат записывайте в одну таблицу: дата, проверка, итог, комментарий, ответственный. Условный вид строки: «12-е число: документов 34 / 34, сумма остатка совпала, из 10 позиций совпали 9, одно расхождение: расход в новой системе записан на другой склад». Такая таблица — главный документ параллельного периода и основание для решения о закрытии.
Когда нашлось расхождение
Первый вопрос при расхождении — не «какая система права?», а «какой документ дал разницу?». Чаще всего причина в том, что документ не внесён в одну из систем, внесён в другой единице или другой датой. Правило: каждое расхождение записывается с причиной и указанием, в какой системе оно исправляется.
Разделите расхождения на три группы:
- ошибка ввода: документ исправляется вручную;
- настройка новой системы: это исправляет специалист;
- ошибка в загруженных остатках: таблица остатков проверяется заново.
Третья группа самая тяжёлая, поэтому в первую неделю её нужно отслеживать особенно внимательно. Если остатки загружены неверно, разница сохранится даже тогда, когда дневные документы совпадают.
Решённое расхождение тоже не удаляйте из таблицы, а переводите в статус «закрыто». К концу периода станет видно, какая причина повторялась чаще всего, и это основание для правил работы после перехода.
Критерии закрытия старой системы
Впечатления «вроде всё в порядке» недостаточно. Перед закрытием старой системы должны быть выполнены условия:
- в ежедневной сверке не было расхождений заранее согласованное число дней подряд;
- как минимум один месяц закрыт в обеих системах, и итоги совпали;
- бухгалтер и ответственный за склад смогли полностью получить нужные отчёты из новой системы;
- сохранена полная копия старой базы;
- старая база не удалена, а переведена в режим только для просмотра.
Вывод
Параллельный период превращает переход из разового риска в управляемый процесс: две системы, пять ежедневных проверок, расхождения с записанной причиной и чёткие критерии закрытия. SkladSoft готовит таблицу ежедневной сверки, группирует расхождения по причинам, а перед переходом чистит остатки и номенклатуру и передаёт их в виде, готовом к загрузке; настройка новой системы остаётся за вашим специалистом.