Считайте и позиции с нулевым остатком: в программе нет, на полке есть

Лист пересчёта часто строят так: из 1С выгружают отчёт по товарам с остатком больше нуля, и склад считают по этому списку. Удобно, но есть дыра. Товара, которого в учёте ноль (или минус), в листе нет вовсе, то есть даже если он лежит на полке, его никто не считает. В итоге пересчёт заканчивается «без расхождений», а лишний товар остаётся невидимым ещё на месяцы. Ниже — зачем нужны позиции с нулевым остатком и как включить их в пересчёт.

Как нулевой остаток выпадает из листа

Товар, которого в учёте ноль, а на полке он есть, обычно появляется четырьмя путями:

• приход не проведён или ещё не оформлен: товар принят, а в программе его нет;
• расход проведён с избытком: остаток ушёл в ноль или в минус, а товар не отгружался;
• возвращённый товар поставили на полку, документ не оформили;
• товар учли под другой карточкой или на другом складе, а остаток этой карточки равен нулю.

Во всех случаях товар есть, а в учёте его нет. Лист, построенный по остаткам, таких случаев не увидит, потому что не оставляет места для их поиска.

Условный пример: на полке стоят 25 коробок шампуня, а в 1С остаток –3, потому что расходные документы провели раньше приходных. В отчёте с отбором «остаток больше нуля» этой позиции просто нет. Пересчёт заканчивается «без расхождений», а 25 коробок позже возвращаются минусовым остатком и путаницей в документах. Разница всплывает не во время пересчёта, а после него, когда исправлять её дороже.

Стройте лист не по остатку, а по списку

Первая мера: основой листа служит не остаток, а активная номенклатура. То есть все карточки, по которым было движение в последние годы, попадают в лист даже с нулевым остатком. Условный пример: на складе 1 800 активных карточек, из них с остатком больше нуля 1 340. В листе по остаткам пропадают 460 позиций. Если добавить и их, лист станет длиннее, зато появится возможность найти излишек.

Шаги:

1. Выгрузите всю номенклатуру целиком, без столбца остатков.
2. Карточки без движения три-четыре года выделите в отдельную группу: в лист их не включайте, но рассмотрите при обратной проверке ниже.
3. Остальное упорядочьте по местам и выведите в слепой лист пересчёта.
4. Для строк с нулевым остатком тоже оставьте пустую клетку для подсчёта.

Считать такие строки долго не придётся: на большинстве мест товара нет, и считающий так и пишет. Важно, чтобы отметка «нет» была однозначной: пишите цифру ноль, а клетку не оставляйте пустой. Пустая клетка не показывает, «не посчитал» это или «товара нет», поэтому приходится пересчитывать заново.

Обратный путь: от полки к листу

Даже при полном списке может встретиться товар, которого в нём вообще нет: у него не заведена карточка или она отправлена в архив. Поэтому дайте считающему дополнительное задание: если на каком-то месте он встретил товар, которого нет в листе, пусть запишет его в отдельный блок «нет в листе». В записи указываются место, название товара, единица измерения и количество, а при наличии штрихкода и он.

Строки этого блока после пересчёта разбираются по одной: есть ли карточка, нет ли товара под другим названием, нужно ли вернуть карточку из архива. Прежде чем заводить новую карточку, проводится проверка на дубли, иначе вместе с излишком появится и новый дубль.

Как оформлять найденный излишек

Если на позиции с нулевым остатком нашёлся товар, не спешите оприходовать его как излишек. Сначала найдите причину:

• Проведены ли последние приходы и возвраты? Если есть непроведённый документ, излишек исчезнет сам.
• Не стоит ли этот товар в минусе по другому складу или партии? Тогда товар не лишний, а в учёте числится не там.
• Проверьте, нет ли у товара другого названия или артикула (дубль).

Только когда причина не найдена, составляется документ на излишек с пояснением. С отрицательным остатком работайте так же: это сигнал, который нужно разобрать до пересчёта, а не повод подогнать цифру.

Вывод

Добавление позиций с нулевым остатком немного удлиняет лист, но превращает пересчёт в настоящую проверку: товар, которого нет в программе, а на полке он есть, находится, причина выясняется, и он правильно попадает в учёт. SkladSoft строит листы пересчёта не по остаткам, а по очищенной номенклатуре, ведёт блок «нет в листе» и передаёт причины найденных излишков в таблице расхождений.