Проверка данных перед пересчётом: 12 контрольных точек

Многие начинают пересчёт со склада: печатают листы, собирают людей и считают стеллажи. А когда появляются расхождения, половина из них оказывается связана не с товаром на полке, а с данными в программе: дубль карточки, непроведённый документ, товар с неверно записанной единицей. Если до пересчёта прогнать данные через короткую проверку, расхождений станет меньше, а оставшиеся проще разобрать. Ниже список из двенадцати пунктов.

Двенадцать контрольных точек

1. Дубли карточек: товары с одинаковым или почти одинаковым названием, артикулом или штрихкодом.
2. Единица измерения: пустая, смешанная или неверно выбранная основная единица (коробка вместо штуки).
3. Штрихкоды: пустые, повторяющиеся или неверной длины.
4. Неподвижные карточки: строки, которые растягивают лист пересчёта, но никогда не использовались.
5. Минусовые остатки: в программе не может быть товара меньше нуля, то есть расход проведён раньше прихода.
6. Непроведённые документы: приходы, расходы и возвраты, оставшиеся в черновиках.
7. Товар в пути: перемещения, где на одном складе расход проведён, а на другом прихода ещё нет.
8. Нулевая цена или приход без цены: они искажают сумму запаса.
9. Время среза: дата и час начала пересчёта записаны точно.
10. Чужой товар: принятый на комиссию, на ответственное хранение или ожидающий возврата товар отмечен отдельно.
11. Список мест: каждый стеллаж, паллета на полу и временное место есть в листах.
12. Листы и ответственные: листы построены по коду, на каждое место назначены два считающих.

Первые четыре проверки относятся к карточкам, пункты 5–8 к документам и остаткам, остальные к организации. От этого зависит, кому поручить проверку: карточки отдаются ответственному за товар, документы бухгалтеру, организационные вопросы заведующему складом.

В каком порядке проводить

Порядок важен, потому что некоторые исправления меняют результат других. Сначала приведите в порядок карточки (1–4): объединив дубль, вы заново пересчитаете и остаток. После этого переходите к проверкам документов и остатков (5–8). В самом конце решайте организационные вопросы (9–12) и печатайте листы пересчёта. Листы должны строиться по очищенному списку, иначе в них попадут устаревшие карточки.

Больше всего времени занимает проверка дублей. Остальные проверки в основном опираются на фильтр и пару формул, поэтому всю работу можно закончить за несколько дней. Точный срок зависит от числа карточек.

Быстрые проверки в Excel

Большинство проверок выполняется за несколько минут по выгрузке номенклатуры и остатков в Excel:

• повторяющийся код или штрихкод: отфильтруйте строки, где COUNTIF(A:A;A2) больше 1;
• пустая единица и пустой штрихкод: в фильтре столбца выберите «пустые»;
• минусовой остаток и нулевая цена: поставьте на числовой столбец фильтр «меньше нуля» или «равно нулю»;
• повтор названий: приведите название к нижнему регистру, уберите лишние пробелы через TRIM и проверьте ещё раз через COUNTIF.

Эти приёмы не найдут карточки с разными кодами, но похожими названиями: их придётся просмотреть глазами.

Что делать с найденным

По каждой проверке занесите в таблицу четыре пункта: название проверки, сколько случаев найдено, сколько разобрано, кто отвечает. Неразобранные случаи не должны останавливать пересчёт, но они обязаны остаться в «открытом» списке. Когда результат пересчёта получен, строки открытого списка разбирают первыми: расхождение с большой вероятностью родилось именно там. Храните таблицу результатов вместе с листами пересчёта: через год по ней будет видно, в каком состоянии были данные на ту дату, а при следующем пересчёте можно проверить, не вернулись ли прошлогодние ошибки.

Условный пример

На складе из 2 000 позиций проверка показала: 45 дублей, 12 пустых единиц, 6 минусовых остатков, 19 непроведённых документов и 3 перемещения в пути. До пересчёта 45 дублей объединили, 17 документов провели, ещё 2 документа остались в «открытом» списке. После пересчёта в списке расхождений этих проблем уже не было, и разбор сосредоточился на настоящих недостачах и излишках.

Вывод

Проверка перед пересчётом отделяет ошибки в данных от итога пересчёта: что лежит на полке и что записано в программе, изучается отдельно. Двенадцать контрольных точек, их порядок и таблица результатов делают эту работу системной. SkladSoft проводит все двенадцать проверок на копии выгрузки и передаёт список найденного с причинами; исправления в системе вносятся только с вашего письменного согласия.