Yangi tizimga o'tishdan oldin nomenklatura: ko'chirish emas, tozalash

Yangi tizimga o'tish rejasi tuzilayotganda ko'pincha shunday deyiladi: «nomenklaturani hozircha shundoq ko'chiramiz, keyin tuzatamiz». Lekin «keyin» deyarli hech qachon kelmaydi. Eski dublikatlar, noto'g'ri o'lchov birliklari va bo'sh maydonlar yangi bazada ham o'z o'rnini topadi, ustiga ularga yangi hujjatlar ham bog'lanib ulguradi. Aslida o'tish davri nomenklaturani tozalash uchun eng qulay fursat: baribir har bir kartochka qo'ldan o'tadi. Quyida o'tishdan oldin nimani tekshirish, qanday jadval yuritish va qancha vaqt ajratish haqida.

Nega «keyin tuzatamiz» ishlamaydi

Yangi bazada ishlash boshlangach, har bir tuzatish bilan hujjatlar ham o'zgaradi. Ikkita dublikatni birlashtirmoqchi bo'lsangiz, ikkalasiga allaqachon kirim va chiqim hujjatlari bog'langan bo'ladi. Xodimlar yangi tizimni o'rganayotgan kunlarda tozalashga vaqt ham, kuch ham qolmaydi. Eng yomoni, tozalashni ikki marta to'laysiz: avval yangi bazada tuzatasiz, keyin eski hujjatlarni unga moslashtirasiz. Bundan tashqari, yangi tizimda majburiy bo'ladigan maydonlar (guruh, o'lchov birligi, hisob turi) bo'sh qolgan kartochkalar yuklashda rad etilishi yoki noto'g'ri to'ldirilishi mumkin.

O'tishdan oldingi besh nazorat

1. Dublikatlar: nomi, artikuli yoki shtrix-kodi bir xil yoki deyarli bir xil kartochkalar.
2. O'lchov birliklari: bo'sh, aralash yoki asosiy birligi noto'g'ri tanlangan kartochkalar (dona o'rniga quti).
3. Majburiy maydonlar: yangi tizimda talab qilinadigan har bir maydon to'ldirilganmi.
4. Shtrix-kodlar: bir kod ikki kartochkada, bo'sh yoki uzunligi noto'g'ri bo'lgan kodlar.
5. Harakatsiz kartochkalar: ularni ko'chirish o'rniga arxivga qoldirish mumkinmi.

Dublikat topilganda qaysi biri asosiy bo'lishini hujjatlar soniga qarab hal qiling: ko'proq harakati bor kartochka qoladi. Birlik xatosi topilsa, uni narx va qadoq bo'yicha tekshiring, taxmin bilan o'zgartirmang. Har bir nazorat Excelda filtr yoki oddiy formula bilan o'tkaziladi. Nazoratlar birin-ketin, yuqoridagi tartibda bajariladi: dublikatlar birlashtirilgach, birlik va shtrix-kod xatolarini ko'rish ancha oson.

Qaror jadvali: eski kod — yangi kod

Tozalash natijasini qaror jadvaliga, ya'ni Excel faylga yozing. Ustunlar: eski kod, eski nom, yangi kod, yangi nom, qaror (ko'chirish, birlashtirish, arxiv), sabab, mas'ul odam. Birlashtirishda bir nechta eski kod bitta yangi kodga ketadi. Aynan shu jadval keyin eski hujjatlardagi tovar yangi bazada qaysi kartochkaga mos kelishini ko'rsatadi, qoldiq va tarixni moslashtirishda ham u kerak bo'ladi. Jadvalda yo'q kartochka ko'chmaydi, ko'chgan kartochka esa jadvalda bo'lishi shart.

Shartli misol: eski bazada «Choy qora 100 g», «Choy qora 100g» va «Choy qora 100 gr» uch xil kod bilan turibdi. Qaror jadvalida uchalasi bitta yangi kodga birlashtiriladi. Asos sifatida eng ko'p hujjat bog'langan kartochka olinadi, qolgan ikkitasi «birlashtirildi» deb belgilanadi va eski kodlari izoh ustunida saqlanadi.

Qancha vaqt kerak

Shartli hisob: bitta kartochkani ko'rib chiqishga o'rtacha bir yarim daqiqa ketadi, dublikat bo'lsa ko'proq. 3 000 kartochka × 1,5 daqiqa = 4 500 daqiqa, ya'ni taxminan 75 soat. Ikki kishi kuniga to'rt soatdan ishlasa, bu 9–10 ish kuni. Rahbar tasdig'i va yakuniy tekshiruv vaqtini ham qo'shing.

Bu raqamlar faqat misol. O'z hisobingizni olish uchun 100 ta tasodifiy kartochkani ko'rib chiqib, sarflangan vaqtni o'lchang va ko'paytiring. Dublikat ko'p bo'lgan assortimentda (masalan, bir necha omborning Excel fayllari birlashtirilgan joyda) vaqt ikki baravar oshishi mumkin.

Tartib va muzlatish

• Avval aniq narsalarni tozalang: dublikatlar va birliklar.
• Keyin tovar guruhlarini tartibga soling.
• Eng oxirida arxiv ro'yxatini tasdiqlang.
• Tozalash davrida eski bazada yangi kartochka faqat bitta mas'ul orqali ochilsin, shunda ro'yxat «harakatlanmaydigan» holatda qoladi.
• Tozalangan nomenklatura bo'yicha sanoq varaqlarini tuzing: sanoq va yuklash bitta kodlar bilan ishlasin.

Xulosa

Nomenklatura o'tishda «tashiladigan yuk» emas, tekshiriladigan ro'yxat. Besh nazorat, qaror jadvali va vaqtni oldindan baholash yangi tizimni toza ma'lumot bilan boshlash imkonini beradi. SkladSoft nomenklatura nusxasini tekshirib, dublikat, birlik va bo'sh maydon xatolarini topadi hamda eski kodni yangi kodga bog'laydigan qaror jadvalini tayyorlaydi; tizimga yuklash esa faqat sizning yozma roziligingiz bilan bajariladi.