Номенклатура перед переходом: не переносить, а почистить

Когда планируют переход на новую систему, часто говорят: «Номенклатуру пока перенесём как есть, потом поправим». Но «потом» почти никогда не наступает. Старые дубли, неверные единицы измерения и пустые поля прекрасно приживаются в новой базе, а к ним ещё успевают привязаться новые документы. На деле переход — самый удобный момент почистить номенклатуру: каждая карточка всё равно проходит через руки. Ниже разберём, что проверить до перехода, какую таблицу вести и сколько времени заложить.

Почему «потом поправим» не работает

Когда работа в новой базе началась, с каждой правкой меняются и документы. Если вы хотите объединить два дубля, к обоим уже привязаны приходы и расходы. В дни, когда сотрудники осваивают новую систему, на чистку не остаётся ни времени, ни сил. Хуже всего, что чистку приходится оплачивать дважды: сначала вы правите новую базу, а потом подгоняете под неё старые документы. Кроме того, в новой системе есть обязательные поля (группа, единица измерения, вид учёта), и карточки с пустыми значениями при загрузке могут быть отклонены или заполнены неверно.

Пять контрольных проверок перед переходом

1. Дубли: карточки с одинаковым или почти одинаковым названием, артикулом или штрихкодом.
2. Единицы измерения: пустые, смешанные или с неверной основной единицей (коробка вместо штуки).
3. Обязательные поля: заполнено ли всё, что требует новая система.
4. Штрихкоды: один код в двух карточках, пустые коды и коды неверной длины.
5. Неподвижные карточки: можно ли их не переносить, а оставить в архиве.

Найдя дубль, решайте, какая карточка останется, по числу документов: остаётся та, по которой больше движений. Если обнаружена ошибка единицы, проверьте её по цене и фасовке, а не меняйте по догадке. Каждая проверка делается в Excel фильтром или простой формулой. Проверки выполняются по очереди, в указанном порядке: когда дубли объединены, ошибки единиц и штрихкодов находить гораздо проще.

Таблица решений: старый код — новый код

Результат чистки запишите в таблицу решений, то есть в файл Excel. Столбцы: старый код, старое название, новый код, новое название, решение (перенести, объединить, архив), причина, ответственный. При объединении несколько старых кодов уходят в один новый. Именно эта таблица позже показывает, какой карточке в новой базе соответствует товар из старых документов, она же нужна при сопоставлении остатков и истории. Карточки, которой нет в таблице, не переносим; перенесённая карточка в таблице обязана быть.

Условный пример: в старой базе под тремя кодами значатся «Чай чёрный 100 г», «Чай чёрный 100г» и «Чай чёрный 100 гр». В таблице решений все три объединяются в один новый код. За основу берётся карточка, к которой привязано больше всего документов, две остальные помечаются «объединено», а их старые коды сохраняются в столбце примечаний.

Сколько времени нужно

Условный расчёт: на просмотр одной карточки уходит в среднем полторы минуты, при дубле больше. 3 000 карточек × 1,5 минуты = 4 500 минут, то есть около 75 часов. Если два человека работают по четыре часа в день, получится 9–10 рабочих дней. Добавьте время на согласование с руководителем и итоговую проверку.

Эти цифры только пример. Чтобы получить свою оценку, просмотрите 100 случайных карточек, замерьте время и умножьте. В ассортименте, где много дублей (например, там, где объединяли Excel-файлы нескольких складов), время может вырасти вдвое.

Порядок работ и заморозка

• Сначала уберите очевидное: дубли и единицы измерения.
• Затем приведите в порядок товарные группы.
• В самом конце утвердите список для архива.
• На время чистки заводить новые карточки в старой базе разрешите одному ответственному, чтобы справочник не «двигался».
• По очищенной номенклатуре стройте листы пересчёта: пересчёт и загрузка будут работать с одними кодами.

Вывод

При переходе номенклатура — не груз, который нужно просто перевезти, а список, который нужно проверить. Пять контрольных проверок, таблица решений и заранее оценённое время позволяют начать работу в новой системе с чистыми данными. SkladSoft проверяет копию номенклатуры, находит дубли, ошибки единиц и пустые поля и готовит таблицу решений, связывающую старый код с новым; загрузка в систему выполняется только с вашего письменного согласия.