Три источника: 1С, Excel и пересчёт расходятся — чему верить

В программе 120 штук, в таблице кладовщика 100, при пересчёте 96. Бухгалтер верит программе, кладовщик своей таблице, считающий собственным глазам, а спор решается тем, чей голос громче. На самом деле ни один из трёх источников сам по себе не безупречен. У каждого есть сильные и слабые стороны, а рисунок расхождения показывает, где искать ошибку. Ниже о том, как оценить источники и шаг за шагом снять противоречие.

Сильные и слабые стороны каждого источника

1С опирается на документы: остаток складывается из них. Её сила в истории: по каждой цифре можно найти документ. Слабое место: непроведённые документы, неверные единицы и дубли карточек.

Таблицу Excel чаще всего ведёт кладовщик вручную. Её сила в том, что она может знать то, чего нет в 1С, например товар «в пути» или отложенный. Слабое место: старая версия, испорченная формула, забытое обновление.

Пересчёт ближе всех к реальному состоянию товара. Но и он ошибается: непосчитанный стеллаж, перепутанная единица, ошибка при вводе, движение во время пересчёта.

Сначала приведите всё к одной дате

Часто три источника получены в разное время: 1С утром, Excel вчера, пересчёт на прошлой неделе. Из такой сверки ничего не выйдет. Определите дату и время среза, приведите все три таблицы к этому состоянию, а движения после среза запишите отдельным списком. Например, если пересчёт начался в 14:00, каждый приход и расход после 14:00 записывается на отдельный лист. Тогда итог пересчёта относится именно к состоянию на срез, и его можно сравнить с остатком 1С на тот же момент.

Читаем рисунок расхождения

Составьте таблицу: код, 1С, Excel, пересчёт. Затем сгруппируйте строки по характеру совпадения:

• 1С = Excel, пересчёт другой. Обе таблицы опираются на одни документы, поэтому первым делом сомневайтесь в пересчёте: повторный счёт, проверка единицы и второго места.
• 1С = пересчёт, Excel другой. Excel устарел или в нём ручная ошибка. Не считайте его надёжным источником, обновите его.
• Excel = пересчёт, 1С другая. В 1С не хватает документа, вероятно, не проведён приход или расход. Смотрите журнал документов.
• Все три разные. Обычно причина в единице, дубле карточки или несовпадении дат.

Порядок разбора

1. Определите дату среза и приведите к ней все таблицы.
2. Соедините три таблицы по коду в один файл.
3. Сгруппируйте строки по рисунку и начните с группы с наибольшей суммой.
4. Спорные строки пересчитайте в третий раз, другим человеком.
5. Найдите причину в журнале документов: непроведённый документ, перемещение, возврат.
6. Примите решение: нужен корректирующий документ или достаточно поправить данные.

Условный пример: в карточке муки 1С показывает 120, Excel 120, пересчёт 96. Рисунок «1С = Excel, пересчёт другой». При повторном счёте выяснилось, что в другом ряду склада стоит ещё 24 мешка: всего 120. Расхождения нет, ошибка была в первом пересчёте. По карточке масла 1С показала 84, Excel 84, пересчёт 72, и повторный счёт дал те же 72. Здесь нужно смотреть журнал документов: возможно, расход проведён неверно.

Правило решения

Это правило зависит не от человека, а от задачи:

• основа для количества на дату среза: повторно сосчитанный факт;
• основа для истории и суммы: документы;
• Excel: подсказка и вспомогательный источник, а не документ.

Правило работает вместе с повторным пересчётом: если два источника совпадают, а третий нет, сомнение вызывает третий. Если все разные, сначала проверяем устройство данных (единицу, дубль, дату).

И ещё одно: результат пересчёта тоже не истина в последней инстанции, а лишь самое близкое к ней приближение. Принять первый пересчёт за «верный» и подгонять под него 1С опасно. Сначала находят причину, потом вносят исправление.

Вывод

В споре трёх источников помогает не вопрос «кто прав», а разбор по рисунку и повторный пересчёт. Единая дата, связка по коду и правило решения наводят порядок. SkladSoft собирает все три источника по коду в одну таблицу и передаёт её с рисунками расхождений и причинами; исправления в системе вносятся только с вашего письменного согласия.