Группы номенклатуры: дерево не глубже трёх уровней
Дерево групп товаров либо упрощает отчёты и поиск, либо превращает их в мучение. Как строить группы, переименовывать их и избавляться от «Прочего».
На одном складе группы товаров растянулись на шесть уровней: «Продукты, крупы, мука, высший сорт, 50 кг, мешки». На другом триста карточек лежат в группе «Прочее». В первом случае, чтобы найти нужную карточку, нужно шесть раз щёлкнуть мышью, во втором отчёт наполовину объясняется словом «Прочее». Дерево групп должно наводить порядок в справочнике, но нередко само превращается в путаницу. Ниже о том, как его строить, упрощать и избавляться от «Прочего».
Зачем нужно дерево
Группа решает три задачи. Первая: поиск, кладовщик быстро находит нужный раздел. Вторая: отчёты, руководитель одним взглядом отвечает на вопрос «сколько запаса в этой категории в этом месяце». Третья: ответственность, у каждой группы есть свой менеджер по товару. Если группа не отвечает на эти вопросы, она лишняя.
Правило трёх уровней
Практическое правило: дерево не глубже трёх уровней.
- Первый уровень: крупная категория, обычно от пяти до двенадцати, например «Продукты», «Бытовая химия».
- Второй уровень: подкатегория, например «Крупы и мука».
- Третий уровень: вид товара, например «Мука».
Условное дерево: Продукты, Крупы и мука, Мука; Продукты, Крупы и мука, Рис; Продукты, Напитки, Чай; Бытовая химия, Средства для стирки, Порошок. Любой товар находится за три клика.
Более глубокие уровни пользы не дают: пользователь устаёт кликать, а отчёты дробятся на мелкие группы. Бренд, сезон или поставщик не должны быть уровнями, это отдельные свойства карточки. В некоторых конфигурациях для этого есть дополнительные свойства (реквизиты); есть ли они у вас, спросите специалиста по 1С. Если нет, можно вести отдельный столбец в Excel.
Работу дерева можно проверить простым опытом: назовите пятерым сотрудникам пять товаров и посмотрите, за какое время каждый найдёт товар на экране. Если кто-то ищет дольше минуты или разные люди ищут один товар в разных местах, значит, в устройстве дерева есть проблема.
Одна карточка — одна группа
Карточка должна находиться только в одной группе. Если один товар поместить в две группы, в отчётах он появится дважды. Если товар подходит двум категориям, решайте по главному признаку: например, детское моющее средство попадает в «Бытовую химию», а не в «Детские товары». Запишите правило решения, иначе один и тот же товар у одного сотрудника окажется в одном месте, а у другого в другом.
Как избавиться от «Прочего»
Группа «Прочее» удобна: не нужно думать, куда поместить карточку, и ты просто бросаешь её сюда. Потом эта группа растёт и лишает отчёт смысла. Порядок очистки:
- Выгрузите карточки из «Прочего» в Excel.
- Отсортируйте по первому слову названия: большинство товаров начинается с названия своей категории.
- Впишите подходящую группу в новый столбец, а неясные карточки разнесите вручную.
- Проведите смену групп массовой обработкой или таблицей загрузки; способ согласуйте со специалистом по 1С.
- Когда «Прочее» опустеет, отправьте группу в архив и запретите помещать в неё новые карточки.
Условный пример: в справочнике на 2 500 карточек 14 групп первого уровня и 71 группа всего, в «Прочем» лежат 340 карточек. По первому слову названия 270 из них попали в нужные группы, оставшиеся 70 разнесли вручную.
Переименование и объединение
Название группы должно точно называть вид товара: «Крупы и мука», «Средства для стирки». Названий вроде «Разное», «Прочее», «Новое» быть не должно. Чтобы объединить мелкие группы, запишите список в таблицу «старая группа, новая группа». Право менять дерево пусть будет у одного-двух человек: если каждый станет открывать группы по своему усмотрению, дерево снова разрастётся за несколько месяцев. Каждую новую группу пусть утверждает ответственный менеджер.
Важное предупреждение: многие отчёты берут текущую группу карточки, поэтому после смены групп отчёты за прошлые периоды могут выглядеть иначе. Перед изменением сохраните важные отчёты.
Вывод
Дерево глубиной не более трёх уровней, где каждая карточка лежит в одной группе и нет «Прочего», облегчает и поиск, и отчёты. SkladSoft анализирует дерево групп и готовит таблицу разнесения карточек из «Прочего» и объединения групп; изменение групп в системе выполняется только с вашего письменного согласия.