Kichik farqlar: qaysi farqni tuzatish, qaysini qoldirish
Har bir donalik farqni tuzatish vaqtni yeydi. Summa va tovar turiga qarab farq chegarasini belgilash, tuzatish navbati va chegaradan oshganda nima qilish.
Sanoq tugadi, farqlar jadvali tayyor: 300 qator, ularning yarmida farq bor-yo'g'i bitta dona. Har birini alohida o'rganib, tuzatish hujjatini yozib, imzo yig'ish kunlar oladi, tovarning o'zi esa ko'pincha shu mehnatdan arzon turadi. Boshqa tomondan, hamma mayda farqni «ahamiyatsiz» deb tashlab yuborsak, haqiqiy muammo ham aynan shunday qatorda yashirinib qoladi. Yechim oddiy: farq chegarasini sanoqdan oldin yozib qo'yish va chegaradan o'tgan hamda o'tmagan farqlar uchun alohida tartib belgilash.
Nega chegara kerak
Chegarasiz ishlaganda ikki xil xato yuz beradi. Birinchisi: vaqt arzimas qatorlarga ketadi, katta farqlar esa navbatda kutib qoladi. Ikkinchisi: qaror odamga qarab o'zgaradi. Bir hisobchi «ikki dona gap emas» deydi, ikkinchisi shu farqni ham hujjatga oladi. Natijada bir xil holat ikki xil hal qilinadi, auditor esa sababini so'raydi.
Yana bir holat: tarozida o'lchanadigan sochiluvchi tovarda (un, shakar, guruch) «nol farq» kutish o'zi noto'g'ri. Tarozi aniqligi, qadoqlash va to'kilish har doim bir oz farq beradi. Bunday guruh uchun chegarani kilogrammda yoki foizda belgilash kerak, dona hisobida emas.
Chegara «xatoga yo'l qo'yish» degani emas. Bu vaqtni qayerga sarflashni oldindan kelishib olish: qaysi farq darhol tuzatiladi, qaysi biri yig'ma hujjat bilan yopiladi, qaysi biri alohida tekshiruvga ketadi.
Chegarani qanday belgilash
Bitta chegara hammasiga to'g'ri kelmaydi. Ikki o'lchovni birga ishlating: farq summasi (farq miqdori × narx) va tovar turi.
- Arzon va ko'p sonli tovar (qadoq, mayda mol): farq summasi belgilangan miqdordan va pozitsiya qoldig'ining ma'lum foizidan oshmasa, yig'ma hujjat bilan yopiladi.
- O'rta narxdagi tovar: summa chegarasi pastroq, har bir farq izoh bilan yoziladi.
- Qimmat, seriya raqamli yoki yaroqlilik muddati nazorat qilinadigan tovar: chegara nol, har bir donadagi farq sababi aniqlanadi.
- Birlik yoki yacheykaga bog'liq farqlar: miqdoridan qat'i nazar tekshiriladi, chunki ular tizimli xato belgisi bo'lishi mumkin.
Shartli misol (raqamlarni o'z hajmingizga moslang): arzon guruhda farq summasi 50 000 so'mdan kam va qoldiqning 2 foizidan kam bo'lsa, «yig'ma»; o'rta guruhda 200 000 so'mdan kam bo'lsa, «izoh bilan». Qimmat guruhda chegara yo'q. Chegarani sanoq boshlanishidan oldin yozing va rahbar tasdiqlasin. Farqlar chiqqandan keyin belgilangan chegara «mos kelishi uchun» sozlangandek ko'rinadi.
Excelda ajratish
Farqlar jadvaliga yangi ustun qo'shing, chegarani esa alohida katakka yozing va formulaga raqamni qo'lda kiritmang. Taxminiy ko'rinish: IF(ABS(G2)>=$K$1;"ko'rib chiqish";"yig'ma"), bunda G2 farq summasi, K1 chegara. Qimmat tovarlar uchun alohida ro'yxat bo'yicha ikkinchi shart qo'shing. Chegara bitta katakda tursa, uni o'zgartirganda hamma qator o'zi qayta hisoblanadi va qarorning asosi hamma uchun bir xil bo'ladi.
Tuzatish navbati va chegaradan oshganda
Farqlarni uch qismga bo'ling va shu tartibda ishlang:
- Chegaradan oshganlar: qayta sanash, hujjatlarni tekshirish, sababni topish va yozib qo'yish.
- Chegara ichida, lekin takrorlanadiganlar: bir guruhda har safar −1 chiqsa, bu tasodif emas. Sabab qadoqda, birlikda yoki ish usulida bo'lishi mumkin.
- Mayda va bir martalik farqlar: bitta yig'ma hujjatga yig'iladi, izohda chegara va hisob ko'rsatiladi.
Chegaradan oshgan farq topilsa, tartib shunday: joyni uchinchi marta sanash, so'nggi kirim, chiqim va ko'chirish hujjatlarini ko'rib chiqish, keyin sababni yozib, kamomad yoki ortiqchani tasdiqlash uchun mas'ul kishiga topshirish. Kimning qaroriga qanday summagacha ruxsat berilishini kompaniyada oldindan belgilab qo'ying.
Mayda farqlar yig'indisini ham kuzating. Yuz qatorda 10 000 so'mdan bo'lsa, bu bir million so'm: chegara har bir qatorga qaraydi, rahbar esa umumiy summaga qiziqadi. Yig'indi kutilganidan katta chiqsa, chegarani pastroq qo'ying.
Xulosa
Chegara farqlarni tekshirishni to'xtatmaydi, balki e'tiborni kerakli joyga qaratadi: katta farqlar hujjat bilan, takrorlanuvchilar sabab qidirish bilan, mayda va bir martalik farqlar esa yig'ma hujjat bilan hal bo'ladi. SkladSoft farqlar jadvalini sanoqdan oldin kelishilgan chegara bo'yicha toifalarga ajratadi, takrorlanuvchi farqlarning sabablarini qidiradi va imzolashga tayyor tuzatish hujjatlari loyihasini topshiradi.