Bo'sh va eskirgan kartochkalar: o'chirmasdan arxivga o'tkazish

Nomenklatura ro'yxatida minglab kartochka bor, ularning katta qismi yillar davomida birorta hujjatda ishtirok etmagan. Omborchi qidiruvga «un» deb yozsa, ekranda eski va yangi kartochkalar aralash chiqadi, sanoq varag'i esa keraksiz qatorlar bilan cho'zilib ketadi. Birinchi fikr ko'pincha shunday: hammasini o'chirib tashlash. Aslida o'chirish eng xavfli yo'l. Quyida harakatsiz kartochkalarni qanday topish, qaysilarini arxivga o'tkazish mumkinligi va nega o'chirmaslik kerakligi haqida.

Qaysi kartochka «o'lik» hisoblanadi

Bitta belgi yetarli emas, shartlar birga tekshiriladi:

• qoldig'i nol va uzoq vaqt harakat bo'lmagan; muddatni o'zingiz belgilaysiz, masalan 18–24 oy, assortiment tez almashadigan joyda qisqaroq;
• hech bir hujjatda ishlatilmagan, ya'ni xato yoki sinov uchun ochilgan kartochka;
• nomi qisqartirilgan, o'lchov birligi yoki guruhi bo'sh «yarim» kartochka;
• ishlab chiqarish to'xtatilgan yoki yetkazib beruvchi bilan ish tugagan tovar.

Chegara sanani aniq yozib qo'ying: «oxirgi 24 oyda kirim, chiqim yoki ko'chirish bo'lmagan». Sanoq natijasida paydo bo'lgan tuzatish hujjatlari ham harakat sifatida hisobga olinishi mumkin; shuning uchun hisobotni tuzishda ularni alohida ajrating, aks holda yilda bir marta o'tkaziladigan sanoq barcha kartochkani «tirik» ko'rsatadi.

Mavsumiy tovarlarni alohida ko'ring: qishki shinalar, bayram sovg'alari yoki maktab buyumlari bir yil harakatsiz tursa ham, mavsumda yana kerak bo'ladi. Ularga muddat bo'yicha emas, mavsum bo'yicha qaror qilinadi.

Nega o'chirish xavfli

Kartochka eski hujjatlarda, hisobotlarda, narx ro'yxatlarida va yetkazib beruvchilar bilan solishtirishlarda ishtirok etadi. Ayrim konfiguratsiyalarda hujjatda ishlatilgan kartochkani butunlay olib tashlab bo'lmaydi yoki olib tashlansa, bog'lanishlar uziladi va tarix buziladi. Mijoz o'tgan yilgi tovarni qaytarsa, bu tovarning kartochkasi yo'q bo'lib qoladi. O'chirilgan kartochkaning shtrix-kodi esa keyin boshqa tovarga berilib, yangi chalkashlik tug'diradi.

Yana bir xavf: o'chirishga belgilangan kartochkalar to'planib qoladi, ularni dasturdan butunlay olib tashlash esa alohida va ehtiyotkor jarayon. Natijada ro'yxat tozalanmaydi, faqat boshqa ko'rinishga keladi.

Arxiv boshqacha ishlaydi: kartochka bazada qoladi, lekin kundalik ro'yxat va qidiruvdan chiqadi. Arxivlash usuli konfiguratsiyaga bog'liq: «ishlatilmaydi» belgisi, alohida «Arxiv» guruhi yoki boshqa xususiyat bo'lishi mumkin. Sizda qaysi biri borligini 1C mutaxassisidan so'rang.

Arxivlash ro'yxatini qanday tuzish

1. Nomenklaturani Excelga chiqaring: kod, nom, guruh, birlik, qoldiq va oxirgi harakat sanasi. Oxirgi harakat sanasini tovarlar harakati hisobotidan olish mumkin.
2. Filtr qo'ying: qoldiq nol va oxirgi harakat chegara sanadan oldin.
3. Qolgan qatorlarni ochiq buyurtmalar, narx ro'yxati, shartnoma shartlari va to'plamlar tarkibida tekshiring.
4. Har qatorga «qaror» ustunini qo'shing: arxivga, qoldirish, boshqa kartochkaga birlashtirish yoki noma'lum.
5. Ro'yxatni tovar bo'yicha mas'ul odam, masalan savdo bo'limi rahbari ko'rib chiqsin va tasdiqlasin.

Shartli misol: 3 000 kartochkali ro'yxatda 640 tasining qoldig'i nol va 24 oydan beri harakat yo'q. Tekshiruvdan keyin 90 tasi mavsumiy, 30 tasi ochiq buyurtmada ekani aniqlandi, 20 tasi boshqa kartochkaning takrori bo'lib chiqdi. Qolgan 500 tasi arxivga tushdi, ro'yxat esa sezilarli qisqardi.

Qarorni bitta odamga topshirmang. Omborchi kartochkaning javonda bor-yo'qligini biladi, savdo rahbari tovar yana kelishini biladi, hisobchi esa eski hujjatlarda uni kim ishlatganini ko'radi. Ro'yxatni shu uch kishiga yuboring: qisqa ko'rib chiqish uchun bir kun yetadi.

Arxivlash tartibi

• Ishdan oldin ro'yxat nusxasini saqlang: kim, qachon va nima sababdan arxivga o'tkazgani yozilgan bo'lsin.
• Avval 50 ta qator bilan sinab ko'ring va bir hafta kuting: xodimlar biror kartochkani qidirib topa olmayotgani ma'lum bo'ladi.
• Qoldig'i bor kartochkani arxivlamang. Avval uni sanab, qoldiqni nolga keltirish kerak.
• Bu tekshiruvni chorakda bir marta takrorlang, shunda ro'yxat yana to'lib ketmaydi.

Xulosa

Harakatsiz kartochkalar ro'yxatni og'irlashtiradi, lekin ularni o'chirish tarixni buzadi va kerak bo'lganda qaytarib bo'lmaydi. Ro'yxatni shartlar bilan tuzish, javonda tekshirish va arxivga bosqichma-bosqich o'tkazish xavfsizroq yo'l. SkladSoft eksport nusxasidan harakatsiz kartochkalar ro'yxatini tuzib, har biriga tavsiya (arxivga, qoldirish, birlashtirish) yozilgan jadval topshiradi; tizimda arxivlash esa faqat sizning yozma roziligingiz bilan bajariladi.